Dasar - Dasar Organiasasi Perpustakaan

Dasar - Dasar Organiasasi Perpustakaan

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan kemajuan dalam bidang teknologi informasi pada era informasi dan globalisasi sekarang ini, membawa implikasi yang menyeluruh pada bidang kehidupan, sosial, perdagangan, ekonomi, pendidikan, kebudayaan dan juga pada kehidupan organisasi profesi akan mengalami perubahan, terutama untuk menyahuti perkembangan tersebut. Peran perpustakaan dan pustakawan, semakin bertambah penting untuk mewujudkan era informasi sehingga terjadi suatu yang sangat mendasar, seperti organisasi, alur kegiatan pekerjaan, keahlian, fungsi, proses pekerjaan.

Dalam manajemen perpustakaan modern, organisasi atau kelembagaan perpustakaan merupakan salah satu factor yang sangat penting. Didalam organisasi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap orang harus jelas, demikian pula dalam hubungan dan tata kerjanya.

Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas adapun rumusan masalah dalam dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan konsep organisasi?
2. Bagaimana proses pembentukan perpustakaan sekolah?
3. Apakah yang dimaksud dengan struktur organisasi perpustakaan sekolah, manajemen,  perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, dan kepemimpinan?

Tujuan
Dengan penulisan makalah kelompok ini secara teoritik akan dapat menambah wawasan mereka mengenai Dasar - Dasar Organisasi Perpustakaan. Dan kemudian dapat mengaplikasikan dalam pendidikan.

BAB II PEMBAHASAN

Konsep  Organisasi
Menurut Siagan ( 1994 ), Organisasi adalah setiap usaha dan bentuk persekutuan antara 2 orang atau lebih yang bekerjasama untuk suatu tujuan bersama yang terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarki,yang mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.
Pertama, organisasi sebagai wadah / tempat manajemen dimana kegiatan manajemen dilaksanankan. Kedua, organisasi sebagai fungsi manajemen, yang memberikan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas – batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu bergerak mengadakan pembagian kerja.
Pengorganisasian adalah sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek proses penyusunan organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja.
Proses Pembentukan Perpustakaan Sekolah
Berdasarkan UU No. 20 tahun  2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standard Nasional Pendidikan pasal 42 yang menyebutkan bahwa sekolah wajib memiliki perpustakaan. 

Langkah – langkah untuk membentukan perpustakaan sekolah sebagai berikut;

1. Menetapkan landasan hukum
2. Menetapkan sumber daya manusia
3. Menyediakan koleksi
4. Gedung dan perabot
5. Menyediakan dan memprogram anggaran

Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar kedudukannya sejajar dengan sumber belajar lain, seperti laboratorium, ruang keterampilan / kesenian, dan bengkel kerja praktek. Kegiatan – kegiatan dalam konteks perpustakaan dikelompokkan menjadi 2 yaitu, layanan teknis dan layanan pengguna.

Stuktur organisasi perpustakaan sekolah biasa dibuat sendiri dan disesuaikan dengan kondisi sekolah. Perpustakaan sekolah sebagai intergral dari sistem pendidikan sekolah berada dibawah wewenang kepala perpustakaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

Perpustakaan sekolah adalah unit kerja yang melakukan kegiatan / fungsi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan pendayagunaan serta pemeliharaan atau pelestarian koleksi buku untuk membantu proses belajar mengajar.

Manajemen Perpustakaan

Masih banyak perpustakaan menggunakan cara administrasi perkantoran biasa / manejemen tradisional, yang memiliki kekurangan dalam mengembangkan beberapa bidang, misalnya layanan. Dalam  pelaksanaannya kegiatan  perpustakaan tumbuh bersama ilmu lain, yaitu ilmu informasi, dokumentasi, dan kearsipan. Secara umum, baik atau buruknya perpustakaan biasanya diukur dari banyaknya koleksi dan ukuran gedung / ruangan.

Sistem manajemen modern mengharuskan setiap unit organisasi harus berorientasi pada hasil, memiliki sumber daya manusia profesional, dan memanfaatkan teknologi informasi. Secara definisi, pengertian manajemen menurut Kamus Bahasa Indonesia, ( 1991: 1 ) "manajemen sebagai sumber daya efektif untuk mencapai sasaran". Kegiatan seorang manajer, apa pun yang dilaksanakan adalah untuk mencapai suatu tujuan ( badan instansi, organisasi, lembaga, termasuk lembaga perpustakaan ).

Perencanaan
1. Konsep
Perencanaan adalah proses kegiatan dalam menyusun sasaran dan sumber daya yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu untuk masa yang akan datang sesuai tugas dan fungsi yang ditetapkan untuk mencapai tujuan perpusdokinfo.
Menurut para pakar manajemen, pengertian perencanaan dapat dirumuskan sebagai berikut. Ralph Currier Davis dan Alan C. Falley ( 1971 ) menyatakan bahwa perencanaan adalah pekerjaan menentukan dan memerinci sasaran, kebijakan, program, hubungan organisatoris, prosedur, anggaran.
Perencanaan diperpustakaan dilakukan dengan memproyeksikan pikiran terhadap apa yang ingin dikerjakan, kapan dan siapa yang akan mengerjakan apa, serta bagaimana pelaksanaannya. Perencanaan menyangkut tempat, pelaksana, dan tata cara untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.

2. Jenis Perencanaan

Jenis perencanaan pada perpusdokinfo sebagai berikut.

• Tujuan, sasaran, dan target adalah hasil akhir pelaksanaan suatu kegiatan,
• Rencana strategik, yaitu rumusan rencana kegiatan dalam kurun waktu tertentu,
• Rencana induk, yakni rencana jangka panjang, yang berisi sasaran dan kegiatan pokok pada masa yang akan datang dalam kurun waktu 20 - 25 tahun.
• Rencana operasional perpusdokinfo, yakni rencana yang berlaku dan dilaksanakan dalam waktu singkat,
• Program kerja, adalah penjabaran rencana stategis yang telah disusun dan menindak lanjuti masalah timbul sesuai visi dan misi,
• Kebijakan,  pada dasarnya merupakan ketentuan yang telah disepakati oleh para pihak terkait dan ditetapkan oleh yang berwenang sebagai pedoman atau petunjuk bagi setiap kegiatan aparatur,
• Peraturan, adalah ketentuan yang harus ditaati,
• Anggaran, yakni perhitungan kebutuhan yang diperlukan dalam melaksanakan program dan kegiatan dalam kurun waktu tahunan,
• Standard, adalah bentuk, ukuran kriteria, dan jumlah, tipe, model dasar, tolak ukur, gambaran, perhitungan terhadap suatu pelaksanaan dan urutan kerja.

Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian sangat menentukan kelancaran pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan dan tanggung jawab. Langkah - langkah pengorganisasi dilakukan dengan mempelajari rencana, menegaskan nama penanggung jawab, tujuan setiap unit kerja, yang dipertanggung jawabkan oleh suatu kelompok dengan pimpinan. Pengorganisasian dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut.

1. Pemstukturan, atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja sekurang - kurangnya mencakup dua kegiatan utama; ( a ) pengelompokan dan pendistribusian tugas. ( b ) pembentukan unit dan struktur.
2. Pemilihan dan penunjukan staf, yaitu memilih orang yang tepat dengan prinsip the right mannon the right place. Tahapannya sebagai berikut; ( a ) membuat analisis dan penghitungan staf yang diperlukan; ( b ) menganalisis dan memperbandingkan  kondisi dan mutu pegawai yang sudah ada; ( c ) melakukan langkah - langkah pengembangan tenaga baru yang diperlukan; ( d ) menyiapkan staf yang akan dipakai melalui pelatihan sesuai dengan kebutuhan; ( e ) menyiapkan surat  penugasan.
3. Fungsionalisasi, ialah penentuan tugas dan fungsi setiap orang dan unit satuan kerja.
4. Kepala unit kerja, pada dasarnya menyangkut pengelolaan aspek adminitrasi sumber daya keuangan, kepegawaian, gedung atau ruangan, serta perlengkapan dan peralatan.
5. Tanggung jawab manajemen perpustakaan; merumuskankan tujuan dan sasaran, menyusun program dan kegiatan, menyediakan tenaga, anggaran, perlengkapan, serta sarana dan prasarana, menyusun pertanggung jawaban secara tertulis dari seluruh pelaksanaan program, tenaga, dan sumber daya lainnya.

Koordinasi

Pengertian koordinasi menurut Jene D. Mooney ialah pencapaian usaha kelompok secara teratur dan kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan bersama. Kemudian, fungsi koordinasi meliputi ;

1. Koordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen, disamping fungsi perencanaan, pembinaan pegawai, pembinaan kerja, motivasi, dan pengawasan.
2. Koordinasi merupakan usaha untuk menjamin kelancaran mekanisme prosedur kerja.
3. Koordinasi merupakan usaha yang mengarahkan dan menyatukan kegiatan dalam satuan kerja organisasi agar bergerak sebagai kesatuan yang bulat dalam melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai tujuannya.
4. Koordinasi merupakan faktor dominan yang perlu diperhatikan bagi kelancaran hidup organisasi.

Bentuk koordinasi meliputi koordinasi intern dan ekstern. Koordinasi intern terdiri atas koordinasi vertikal, horizontal, dan diagonal. Kemudian, bentuk koordinasi ekstern termasuk koordinasi funsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi hanya bersifat horizontal dan diagonal.

Kepemimpinan
1. Pengertian
Menurut Hemhill & Coons ( 1987 ), kepemimpinan adalah perilaku seorang individu yang memimpin aktivitas suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan. Demikian juga definisi kepemimpinan merupakan penggabungan beberapa fungsi manajemen yang saling berhubungan, yang meliputi kepemimpinan, pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan penyediaan sarana dan prasarana.
2. Tipe Kepemimpinan
Berdasarkan gaya kepemimpinan dapat dikenal tipe kepemimpinan sebagai berikut;

• Tipe karismatik, Yakni pemimpin yang memiliki daya tarik, wibawa, dan karisma yang besar sehingga memiliki banyak pengikut.
• Tipe paternalistik dan materialistik, yakni pemimpin yang kebapakan dan mempunyai sifat, antara lain menganggap bawahannya sebagai manusia yang belum dewasa serta jarang memberi kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif dan mengembangkan kreativitasnya.
• Tipe militeristik, yakni pemimpin yang mempunyai sifat, antara lain menggunakan sistem perintah, disiplin, keras, tidak menghendaki saran dan kritik, serta komunikasi yang berlangsung searah.
• Tipe laissez faire, yakni pemimpin yang memiliki sifat praktis, tidak memimpin, tetapi membiarkan bawahan sesuka hati, semua tanggung jawab pekerjaan diserahkan kepada bawahan.
• Tipe populistik, yakni pemimpin yang dapat membangun solidaritas rakyat dan berpegang pada nilai - nilai masyarakat tradisional.
• Tipe administratif, yakni pemimpin yang mampu menyelenggarakan administrasi yang efektif, efisien, dan mampu menggerakan dinamika modernisasi.
• Tipe otokrasi, yakni pemimpin yang mendasarkan diri pada kekuasaan dan paksaan yang harus dipatuhi, berambisi merajai situasi, setiap perintah dan kebijakan ditetapkan tanpa berkonsultasi dengan bawahan.
• Tipe pemimpin yang demokratis, yakni pemimpin yang selalu memberikan bimbingan, mengadakan koordinasi pekerjaan kepada bawahannya, menghargai potensi setiap individu, dan mau mendengarkan saran dari bawahan.

3. Human Relation

Kepemimpinan dalam perpusdokinfo akan lebih lengkap apabila memenuhi syarat pokok, bahwa pemimpin;

• Harus peka terhadap lingkungan.
• Harus menjadi teladan.
• Harus setia pada janji, atasan, dan bawahannya
• Harus mampu mengambil keputusan, pandai, cakap, dan bijak dalam berbagai tindakan yang ditetapkannya.
• Harus mampu menggerakan dan menanamkan etos kerja kepada bawahannya.
• Harus pandai mengatur dan memanfaatkan waktu.

4. Motivasi

Pemimpin harus mampu memotivasi semua staf dalam pelaksanaan pekerjaan dengan cara;

• Memperbaiki kinerja bawahan dan menganalisis kekuatan dan kelemahan mereka, memberikan pelatihan, mengembangkan keterampilan, menyusun rencana kerja, dan menetapkan tujuan prestasi kerja.
• Memantau kekuatan internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi.
• Mengadakan koordinasi dan konsultasi dan mengikuti perkembangan dalam masyarakat.

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga, atau unit keria yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dirnanfaatkan. Lembaga merupakan organisasi yang otonom, sedang unit kerja merupakan organisasi di dalam oqganisasi, sehingga memiliki lembaga induk. Tujuan perpustakaan sebagai organisasi otonom agak berbeda dengan tujuan perpustakaan sebagai anak suatu organisasi yang telah mempunyai tujuan tertentu. Tujuan perpustakaan yang terakhir ini mendukung tujuan lembaga induknya.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber buku :

Hartono. 2016.Manajemen Perpustakaan Sekolah.AR-Ruuz Media:Yogyakarta

Share this post

SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER